Alla älskar möten (om de är bra)

by

Moderna informationsarbetare får en speciell glöd i ögonen när de berättar att de fått en hel dag utan möten. Oftast sker det helt oförberett för att något blivit inställt. Glöden kommer av att de äntligen lyckats få till en hel dag av produktivitet, en möjlighet att komma ikapp gamla arbetsuppgifter.

Modern teknik ger möjlighet till att minska antalet möten men också öka antalet möten eftersom det är möjligt att delta genom Skype. Men det finns ett antal tips och tricks kring hur ni kan minska tiden för möten och hur det kan bli mer effektiva.

Planera alltid för en 45 minuter lång agenda

De flesta informationsarbetare har väldigt många möten. Många planerar automatiskt för en timme men det finns anledning att korta ner det till 40 eller 45 minuter. Dels frigörs tid generellt men det gör också att dagarna flyter smidigare och möten kommer igång i tid. Idag är det inte ovanligt att man går från möte till möte.

Detta är ett bra sätt att reducera stressen för mötesdeltagarna eftersom de får mellanrum till nästa möte.

För att lyckas med kortare möten måste ni arbeta genom agendan på ett bättre sätt och den kommer säkert bli mer precis och bättre genomarbetad. Detta kommer automatiskt leda till mer effektiva möten.

Försäkra er om att ni alltid har en agenda till varje möte och att den är inkluderad i mötesinbjudningen. Då kommer era deltagare vara bättre förberedda till varje möte.

Inkludera alltid ett syfte i era mötesinbjudningar

Med ett klart syfte i era inbjudningar blir det enklare att nå målet med mötet. Det gör det mer effektivt och inriktat på att bli mer effektiva. Det gör också urvalet av mötesdeltagare enklare och ni kan sålla bland mötesdeltagarna. Efter ni har skrivit syftet med mötet kan ni börja formulera en agenda och förbereda material som strävar ditåt.

Använd Skype for business i era möten

Spendera mindre tid för resor genom att alltid ge deltagarna möjlighet att delta via Skype. Med Skype kan ni dela information och presentationer. De förstå gångerna kan det vara ovant men snabbt vänjer sig deltagarna vid att vissa alltid är med genom Skype. Det tillåter också deltagare att lyssna in på möten där de endast är intresserade av ett fåtal punkter.

Bjud in rätt personer till mötet

De flesta av oss har suttit i möten där vi inte varit relevanta deltagare. Det är alltid frustrerande. Fundera därför alltid igenom vilka som faktiskt behöver vara med på mötet. Var restriktiv med inbjudningar eftersom tid är värdefullt. Genom att ha rätt deltagare är det mycket enklare att driva mötet mot syftet.

Tips and tricks när ni använder Skype

Presentatör/Mötesledare:
  • Välkomna alla deltagare
  • Se till att alla mikrofoner är avstängda
  • Upprepa all viktig information och alla beslut som tas
  • Säkra att alla tar del av besluten
  • Inga tysta medgivanden
Deltagare:
  • Annonsera sitt namn när ni ansluter
  • Anslut i tid
  • Delta aktivt
  • Undvik att göra andra saker

Mötesvanor

Förberedelser
  • Välj deltagare utifrån syftet med mötet
  • Fråga gärna andra om vilka som ska bjudas in till mötet
  • Inkludera syfte och agenda i inbjudan
  • Välj vem som tar anteckningar i förväg
Agendan
  • Utveckla agendan i förväg tillsammans med deltagarna
  • Inkludera ett mötessyfte i agendan
  • Försäkra er om att agendan är relevant för alla deltagare
  • Markera alla delar som behöver förberedas tydligt
  • Se till att alla deltagare accepterat agendan
Mötesinledning
  • Börja alltid i tid och påminn alla som är sena om att de är sena
  • Välkomna alla deltagare och tacka dem för att de deltar
  • Gå igenom agendan och se till att allt som ska förberedas är förberett
  • Om ni spelar, berätta det för alla deltagare
  • Kontrollera vilka hårda och mjuka stopp deltagarna har
Mötesregler
  • Delta
  • Håll fokus
  • Var effektiv
  • Nå resultat
Tidshanetering
  • Be någon hålla koll på tiden och ert momentum
  • Om ni får ont om tid ta ett gemensamt beslut hur ni ska hantera det
Mötesavslutning
  • Avsluta alltid i tid
  • Dela ut uppgifter innan mötet är slut
  • Lämna tid i slutet av mötet för summering samt utvärdering av mötet

Mötesrum

I varje rum bör ni ha en instruktion för deltagarna så de förstår vilka förväntnignar som finns för användningen och avdukningen av mötesrum.

Utrustning

Mötesrum bör i möjligaste mån vara rustade med likartad utrustning. Idag är det standard med en skärm samt en whiteboard. Ha alltid ett system för att byta ut använda pennor med nya fungerande. Tänk på att även ifall alla anställda har ett visst videouttag kan besökare behöva andra. Se därför till att era skärmar och projektorer kan hantera flera olika anslutningstyper.

Direktbokning

När ett möte ställs in ska det avbokas i Outlook så det öppnas upp för andra att boka rummet. Andra bra hjälpmedel i konferensrummet kan vara en digital tavla för att direktboka, konfirmera och avsluta mötet utanför varje mötesrum. Andra moderna lösningar kan vara att ha en sensor som känner av ifall rummet används eller inte. Det kan till exempel vara praktiskt i telefonrum.

En vanlig regel är att ett möte anses vara inställt om det inte startat inom 10 minuter och då frigörs rummet för nya bokningar.

Avsluta mötet

Sluta mötet i tid så nästa möte kan starta på utsatt tid. Tänk alltid på att det kan ta tid att packa ihop alla saker och färdigställa rummet för nästa möte. Efter avslutat möte ska rummet dukas av. Ett bra tips är att alltid lämna ett rum i bättre skick än det var när mötet började.

Avdukning brukar normalt sett innebära att man ställer i ordning alla stolar, bord och sladdar efter mötet. Whiteboarden ska suddas ut, teknik stängas av och ljuset släckas.

Om ni noterar att något inte fungerar bör det felanmälas i samband med att mötet avslutas.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *