Digitalisera arbetsplatsen innan det är för sent!

by

Gästblogg av Kati Barklund, Senior Solution Specialist Modern Workplace Microsoft AB.

Det är nu eller aldrig som det gäller för alla våra organisationer. Att modernisera och digitalisera arbetsplatsen och arbetssättet innan det är för sent. Det är inte längre ett valfritt alternativ för någon organisation i någon industri någonstans i världen, och det finns ingen tid att förlora längre. ”Allt” håller på och kommer att digitaliseras och digitaliseringen i sin tur möjliggör och accelererar transformationen av hela affären och verksamheten i våra organisationer och branscher till den digitala eran. Än så länge har vi bara sett de initiala faserna av denna digitaliseringsprocess.

Denna process som kommer att accelera i ännu snabbare takt och i ännu större utsträckning och genomsyra allt vi känner till och mer där till. Även värdet kommer att mångfaldigas genom framför allt appliceringen av artificiell intelligens. Och hela den här resan börjar och behöver börja hos våra medarbetare. Det är våra medarbetare som är nyckeln i det hela för vår egen affär och verksamhet. De är förutsättningen för att vi ska få till transformationen av processerna, produkterna, lösningarna och affärsmodellerna på bästa sätt.

För att kunna vara och stanna i framkant eller rent krasst för att ens kunna överleva i den här föränderliga globala och digitala världen och eran vi lever i, så måste vi helt enkelt starta hos våra medarbetare på våra arbetsplatser. Ge våra medarbetare förutsättningar och verktyg som de behöver genom modernt ledarskap och modern digital arbetsplats så att de i sin tur kan skapa optimerade processer, transformerade lösningar och affärsmodeller som i sin tur leder till nöjda engagerade kunder. Om våra ledare och medarbetare inte har anammat modernt digitalt ledarskap och arbetssätt, hur kan vi då tro att de i sin tur ska kunna skapa de bästa digitala lösningarna för framtiden i vår organisation och verksamhet?

Den här förändringen i ledarskap, kultur och arbetssätt är så fundamental så att man skulle kunna jämföra lite grovt med att skicka ut personer från början av seklet till moderna byggarbetsplatsen idag utrustade med var sin hammare och sedan hoppas på att de ska kunna skapa en modern smart kontorsbyggnad med sitt sekelskiftes mind-set, sin begränsade förståelse och begränsade verktygslåda och sina inarbetade föråldrade processer och arbetssätt. Det är lite så här det är när vi tror att våra medarbetare som inte har anammat ett modernt digitalt ledarskap och arbetssätt, och som inte har den tekniska och fysiska plattform och verktygslådan som behövs, ska kunna förstå, och inspirera till och kunna skapa de bästa digitala processerna, lösningarna och affärsmodellerna för vår affär och verksamhet. Det kommer helt enkelt inte att hända!

Så vad får det att hända?
För att svara på frågan om vad som får det att hända, kan vi börja med att bena ut det här med produktivitet, vad som är nyckeln till produktivitet idag och varför. När det gäller produktivitet så har vi traditionellt sett det som effektiviteten hos en person. Till exempel hur många enheter jag kan producera på en timme. Men, produktivitet idag handlar om något annat – det är resultatet som är det viktiga – den där idén vi fick, lösningen vi skapade, den nöjda kunden, projektmålet vi uppnådde, affären vi signade etcetera.

Produktiviteten handlar så mycket mer om resultatet, kvaliteten och upplevelsen, istället för om input och kvantitet. Och, den främsta nyckeln till produktivitet idag utgörs av samverkan. Det finns helt enkelt oändligt med information, kunskap och erfarenheter idag, och jag kan omöjligtvis längre själv ha all den bästa information, kunskap och erfarenhet, utan jag och alla vi, behöver vara inspirerade över en gemensam mission och vision och samverka för att tillsammans få bättre information, kunskap och erfarenheter som vi sedan omvandlar till insikter och översätter till lösningar för att uppnå våra gemensamma mål. Det räcker inte ens längre att samverka bara inom den egna organisationen, utan vi är också beroende av nära samverkan med andra organisationer, både våra kunder, partners och andra aktörer runt omkring oss och vår verksamhet. Vi blir inte bättre, smartare eller starkare själva – vi blir bättre, smartare och starkare tillsammans! Det är bara tillsammans som vi kan transformera vår affär och verksamhet, och det är bara tillsammans som vi ens kan överleva.

Vad är det då för förmågor som vi har behov av idag för vårt arbete? På individnivå handlar det om förmågor som att kunna vara kreativ på olika sätt genom exempelvis “bläck”, röst och touch-funktionalitet, skapa olika typer av innehåll och lagra det, kommunicera med andra individer, hålla reda på vad jag behöver göra och när, hitta för mig relevant data, information, kunskap och personer etcetera. På team- och gruppnivå handlar det om förmågor som att kunna kommunicera inom- och mellan grupper, skapa material och saker tillsammans, lagra filer på gemensam yta, hålla reda på vem som gör vad, hitta för oss relevant data och information, lära av och med varandra etcetera. På organisatorisk nivå handlar det om förmågor som att alla i organisationen ska kunna kommunicera med varandra inom exempelvis vissa ämnesområden, att kunna sprida information och dela och sprida kunskap både till samtliga individer och specifika grupper av individer, men också att kunna sätta samman och visualisera data och information för att erhålla insikter och dra slutsatser av värde för organisationen.

Digital arbetsplattform – en självklar hygienfaktor för alla medarbetarna idag!
För att vi ska kunna göra ett så bra arbete som möjligt och skapa de bästa lösningarna för den digitala eran så behöver vi en heltäckande digital arbetsplattform och verktygslåda som ger mig, teamet och organisationen alla dessa förmågor. En plattform som möjliggör effektiv samverkan och kreativt skapande, både på individ, team- och organisatorisk nivå när som helst, med vem som helst, var som helst och från vilken enhet som helst med förstås bibehållen säkerhet. För individen behöver alla dessa förmågor dessutom innebära en sömlöst smidig upplevelse.

Den här heltäckande digitala arbetsplattformen är en ren hygienfaktor idag för varje organisation och förutsättning för och förstärkare av vår produktivitet. Det är en naturlig och oumbärlig del i medarbetarinvesteringen. En investering för att våra medarbetare ska kunna göra ett så bra arbete som möjligt och samtidigt också få både insikter i och mer tid över för det som verkligen skapar värde för organisationen. Det borde vara lika självklart oavsett vilken typ av medarbetare eller arbete det än handlar om. Lika självklart för lokalvårdaren, konstruktions-, butiks-, logistik-, restaurangarbetaren som för alla oss mer ”traditionella kontorsarbetare”. Alla blir dels inkluderade i organisationen och ses som en viktig del av den, men framför allt så får vi verktyg för effektivare och produktivare arbete och samverkan. Vi får exempelvis ta del av information, utbildning etcetera via den digitala plattformen och vi får möjlighet att kommunicera och bidra genom plattformen. Vi kan också effektivisera och digitalisera arbetsprocesserna – allt från schemaläggning och on-boarding, till serviceleverans- och förbättringsprocessen.

Den digitala arbetsplattformen borde vara det självklaraste för varje organisation idag. Självklarare än kaffet…! Oavsett arbetsuppgifter så har vi alla behov av den digitala arbetsplattformen och organisationen har behov av av att vi alla använder den på ett optimalt sätt. Vi skickar inte ut medarbetaren till byggarbetsplatsen med bara en hammare och spik, vi skickar medarbetaren dit utrustad med allt hen och hens team behöver i form av förståelse för uppdraget, ledarskap och stöd, och med hela den plattformen och verktygslådan hen och teamet har behov av och naturligtvis ser vi till att personen och teamet fått utbildning i hur man använder plattformen och verktygslådan på bästa sätt och ser till att också fortsätta utvecklingen av arbetsprocesserna, verktygslådan och individens förmågor.

Och den digitala arbetsplattformen har verkligen en stor påverkan på både effektivitet och kreativitet. Som ett exempel på detta kan Kairos Future och Palorial’s nyligen genomförda studie nämnas, där över 1000 medarbetare från olika organisationer deltog, och där medarbetarna fick självuppskatta sin effektivitet och kreativitet. Studien visade att de som har en bra digital arbetsplats uppskattade både sin effektivitet och kreativitet som mycket högre (6,2 respektive 6,0 på en 7-gradig skala), än de som hade en sämre digital arbetsplats (4,6 respektive 3,9 på den 7-gradiga skalan). En bra digital arbetsplatsform gör verkligen skillnad!

Förändring av arbetssätt, ledarskap och kultur
Att ha en heltäckande digital arbetsplattform och verktygslåda borde alltså ses om en ”no-brainer” idag, men sedan betyder det tyvärr inte per automatik att vi får ut värdet från plattformen bara för att vi har tillgång till plattformen och verktygslådan. För att få ut värdet, potentialerna, så måste vi också verkligen se till att förändra vårt arbetssätt, vårt ledarskap, vår hela kultur. Fortsätter vi att jobba som vi gjorde tidigare så får vi inte ens samma resultat som tidigare längre. Vi kommer till och med att få ett försämrat resultat och till slut inte överleva som organisation. Vi måste utrusta våra medarbetare så att de i sin tur kan engagera kunderna, optimera verksamheten/processerna och transformera produkterna och lösningarna på bästa sätt. Det är alltså inte bara så att vi ska använda plattformen och verktygslådan, vi ska också göra det på ”rätt” sätt.

”Rätt” sätt i sin tur betyder förstås inte att vi behöver jobba exakt lika och använda exakt samma uppsättning av verktygen i verktygslådan, utan handlar mer om att vi har bra gemensamma processer på plats för exempelvis delande av information och kunskap inom ett team, men framför allt att vi har tillgång till alla de förmågor som just jag, mitt team och min organisation har behov av vid varje tillfälle. Sedan har vi förstås olika behov både beroende på roll, preferenser etcetera, men ett grundläggande behov oavsett är förstås att kunna vara delaktig, vara inkluderad och kunna samverka enkelt och effektivt med andra i organisationen, både på individ- och team- och organisationsnivå.

Hur lyckas vi då med den här förändringen så att vi även får till det moderna digitala ledarskapet och arbetssättet och därigenom kan realisera hela värdet av den digitala arbetsplattformen som vi investerat i? Det handlar förstås om ett strukturerat förändringsledningsarbete, och förutsätter att ledningen verkligen står bakom och visar vägen genom att både förklara varför detta är viktigt för organisationen, men också aktivt visar vägen som förebilder. Precis som våra barn, så gör inte våra medarbetare det vi säger att de ska göra, utan de gör det vi gör. En grundförutsättning för att vi ska lyckas är vidare att vi har tillit till varandra. Samverkan bygger på och förutsätter tillit. Utan tillit kommer vi inte våga eller vilja vare sig dela med oss eller skapa tillsammans. Det är också viktigt att förstå att det här inte handlar om ett projekt, utan om en process. Det är en förändringsresa som vi påbörjar tillsammans i organisationen och målet med detta är att rusta oss för att kunna transformera vår affär och verksamhet till den digitala eran och kunna fortsätta vara relevanta och framgångsrika.

De invidider, team och organisationer som redan har en modern digital arbetsplats och arbetar på ett modernt digitalt sätt idag har ett försprång och det försprånget blir allt större för varje dag. Det handlar om ständig utveckling. Det är både tekniken och processerna som utvecklas, men också vi som medarbetare och individer, och potentialen för vår effektivitet och produktivitet den ökar också hela tiden, och så länge vi inte hoppat på tåget så ökar gapet för varje dag och snart är det här gapet så stort att det blir ointagligt. Det här digitaliseringståget går i full fart framåt och kommer att gå allt snabbare. Det kommer inte heller att stanna och vänta på någon.

Se till att hoppa på tåget nu – innan det är för sent!

 

Lästips
För den som är intresserad av att läsa mer kan jag rekommendera dessa två studier av Boston Consulting Group respektive Deloitte:

Empowering people, teams and organizations to reach full potential through a Modern Workplace. The key to unlock the potential lies in People Centricity, Workplace Holistics and Workplace Continuity.

Kati Barklund works as Sr. Solution Specialist for Modern Workplace area at Microsoft Sweden. Kati is also part of Strategic Advisory Group and Lead of Global Hubs within WE (Workplace Evolutionaries), a global workplace strategy community. Previosly, Kati has been working as Group Innovation Manager, Acting and Deputy Head of Group Service Development, Strategic Change Manager, Site Manager and Department Manager at companies like Coor, Skanska FM and Pharmacia.

Lästips
För den som är intresserad av att läsa mer om transformationen inom globala arbetslandskapet kan jag rekommendera dessa två studier:

Boston Consulting Groups studie och analys: Twelve Forces That Will Radically Change How Organizations Work

Deloittes studie och rapport: Transitioning to the Future Work and the Workplace – Embracing Digital Culture, Tools and Approaches

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *