Införande är inte ett projekt (det är tre)

by

Något många missar när de har fullt upp med införandet av en ny digital arbetsplats är detta: Själva införandet öppnar ett fönster där förändring är möjlig. I det fönstret, när så mycket ändå är i luften, har man möjlighet att ändra andra saker. Samtidigt är IT i sig ofta något som konserverar arbetssätt. Det gäller alltså att passa på.

Bra arbetssätt tenderar att leva kvar. När en ny plattform väl etablerats är det svårare att genomföra förändringar. Större förändringar får ofta vänta till nästa projekt.

Slutanvändarnas upplevelse av den nya digitala arbetsplatsen formas vid första kontakten. Medarbetarens eventuella förtroende för plattformen börjar byggas direkt. Därför är det viktigt att den digitala arbetsplatsen fungerar och innehåller korrekt och tillräckligt med information redan från början. Det första intrycket består och kan mycket väl avgöra hur väl plattformen kommer att fungera.

För att säkra en bra start är det därför viktigt att fylla den med innehåll redan från början. Detta kan kräva ett separat projekt som bör pågå parallellt med införandet.

De flesta som inför en ny digital arbetsplats bör alltså hålla tre projekt igång samtidigt: Införande, arbetssätt och att fylla plattformen med information. Som om det inte vore en utmaning i sig drivs de ofta av helt olika delar av organisationen:

  1. Plattformen som sådan drivs ofta från IT
  2. Förändringsprojektet drivs ofta från HR
  3. Informationsprojektet drivs ofta från Kommunikationsavdelningen

För att lyckas är det viktigt att representanter från HR, marknads- och kommunikationsavdelningen finns med i ledande och drivande positioner inom alla projekten samt att partners med spjutspetskompetens inom förändring och användning finns med från start.

Hur stort värde som den nya digitala arbetsplatsen lyckas generera beror framför allt på hur framgångsrika delprojekten kring förändring och information blir. IT-delen av projekten får allt mindre betydelse för utfallet. En annan trend är att plattformar som Office 365 i allt högre utsträckning är färdiga redan när de aktiveras.

En digital arbetsplats ska vara en plats där kollegor möts, där information delas, där lärande sker, där vi kommunicerar, där vi bidrar till det gemensamma och där vi hittar det vi söker. Den digitala arbetsplatsen ska ge energi, skapa samhörighet och vara en trygghet för alla medarbetare. Ta chansen när ni inför nästa generations digitala arbetsplats och framför allt – se till att den inte blir precis tvärtom!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *