Konsten att lyckas med en modern digital arbetsplats

by

– Om alla vi som jobbar i kommunen bara började nyttja 50% av potentialen i Office 365 så skulle vi bli dubbelt så produktiva och vi skulle ha mycket roligare på våra arbetsplatser!”. Så sa en IT-chef i en medelstor svensk kommun till oss i höstas när vi kom att tala om intranät, samarbete, fildelning, möteskultur och annat som har med den moderna arbetsplatsen att göra.

Det ligger mycket i hens reflektion. Många kommuner och myndigheter har idag migrerat ut sig själva i molnet och ersatt sina tidigare serverlösningar med Microsofts molntjänst Office 365. Andra har kvar installationerna på hemmaplan. I båda fallen har antalet program, appar eller tjänster som finns till förfogande ökat dramatiskt. Men de allra flesta brottas idag med utmaningen att få medarbetarna att upptäcka och förstå dem, och göra dem till en del i sitt dagliga arbete.

Verkligheten visar att de allra flesta av oss fortfarande begränsar vårt användande till Outlook, Word, Excel och PowerPoint – de fyra traditionella MS-verktygen. Inget fel i det. De är fantastiska produktivitetsverktyg och vi skall fortsätta att använda dem. Men det finns ju så mycket mer – så väldigt mycket mer! Sådant som gör den moderna arbetsplatsen extra spännande och inspirerande. Sådant som inte kostar något extra – för sannolikheten är stor att arbetsgivaren redan betalar för det.

Till exempel*

  • Vi vill kunna få närvarokänsla med de andra på jobbet även när vi är borta på t ex en konferens eller en utbildning (MS Teams, Yammer, Skype for Business).
  • Vi vill kunna snabbt skapa våra egna projektgrupper, dela verktyg och material och uppmuntra varandra (MS Planner, MS Teams, StaffHub).
  • Vi vill kunna arbeta i samma dokument och se slutprodukten växa fram tillsammans (OneDrive, Sharepoint).
  • Vi vill kunna dela dokument utan att skicka dem som bilagor med e-posten (OneDrive, OneNote).
  • Vi vill kunna processa fram presentationer och idéer och få feedback (Sway, MS Teams).
  • Vi vill ha ett intranät som är attraktivt och kommunikativt – där det är lätt att hitta och få rätt information (Delve, Newsfeed, Sharepoint).
  • Vi vill ha mer ljus, grafik, färg och mer bilder (Sway).

Vad är det som gör att det går så trögt att komma igång med de nya verktygen, trots att det finns dem som har kommit igång och som entusiastiskt vittnar om användbarheten och tillfredsställelsen i att använda dem?

Anledningen går att finna, visar det sig, i att de olika tjänsterna och apparna inte hänger ihop. Man får ingen överblick. Man vet inte var man skall börja. Det behövs något – en struktur – som syr ihop funktionerna och som utgår från vad användaren vill göra, inte vilket verktyg som skall väljas.

Om du vill starta en projektgrupp, hur skall du då veta om det är i Sharepoint, MS Planner eller MS Teams du skall börja? Eller om du vill skapa ett gemensamt dokument med dina medarbetare, är det då i OneDrive, OneNote eller Sharepoint du skall börja?

Lösningen ligger med andra ord i en struktur som knyter ihop funktionerna, som utgår från användarens behov och som visar vägen:

– Vad vill du göra? Vill du starta en projektgrupp? Då börjar du här!

Varför skall användaren behöva reflektera över, eller ens märka, att det är Sharepoint, OneDrive, MS Teams, MS Planner – eller något av de andra kraftfulla Office 365-verktygen – som går igång i bakgrunden. Om bara det hela är logiskt och lättförståelig, och om det presenteras i ett attraktivt gränssnitt – då kommer användandet igång.

Om sedan dessutom denna struktur och detta gränssnitt blir det som är organisationens intranät – då blir styrkan och potentialen oändligt stor.

Det finns organisationer som gjort resan, som tagit klivet in i enhetlighet och struktur, och som fått se hur användandet av den moderna arbetsplatsens verktyg kommit igång på allvar. Samtidigt har man sett hur både produktiviteten och tillfredställelsen på arbetsplatsen ökat.

Nyckeln till utveckling och framgång i den egna organisationen ligger naturligtvis i att låta dessa visa och inspirera.

Hjärnan vill ha kul – även på jobbet! Tycker vi på Mindfire. 

*Tjänsterna listade inom parentes är endast exempel på funktioner eller appar som för de olika ändamålen.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *