Vad är en digital arbetsplats

by

Termen den digitala arbetsplatsen är drygt 20 år gammal och den äldsta kända källan är från boken ”The digital workplace: Designing groupware platforms” av Charles Grantham och Larry Nichols som publicerades 1993. På den tiden var digitalisering nytt och många företag och organisationer var på väg att lansera sin första lösning för e-post. Inom kort kommer digitaliseringen vara en lika självklar del av företagets utveckling som elektriciteten är.

Jag vågar mig på en definition. Det vi kallar den digitala arbetsplatsen är den samlade digitala plattformen för arbetsplatsens verksamhet samt alla tillhörande tjänster och verktygAlltså de digitala verktyg och tjänster som de flesta använder dagligen i sitt arbete.

För många innebär det i princip de produkter som finns inom Office 365: Intranätet, Office, Outlook, Skype, Yammer, Delve, OneDrive, Planner etcetera men även CRM, Agda, Macronomy och liknande.

Syftet med att utveckla den digitala arbetsplatsen är oftast att öka produktivitet, kvalitet på leveranserna och medarbetarnas engagemang och arbetsglädje.

En välfungerande digital arbetsplats gör att företaget får ut mer av sina anställda samtidigt som de anställda själva får ut mer av sitt arbete — en win-win-situation.

I korthet kan man beskriva den samlade digitala arbetsplatsen i Office 365 med vår populära översiktsbild:

office365

Figur 1: Översikt av alla ingående delar och kapabiliteter i Office 365 Juni 2016 (enligt Acando)

Den digitala arbetsplatsen är, som ni ser, rik på verktyg och funktioner. Men det är inte antalet funktioner som avgör produktiviteten eller hur nöjd slutanvändaren blir. Det är viktigare att produkten är enkel att använda och att den införs på ett juste sätt. Först när alla medarbetare vet vad de kan förvänta sig av sin digitala arbetsplats, hur de använder den och dessutom känner att den underlättar deras vardag, först då kan den nå sin fulla potential. Om människorna inte är med på tåget spelar det ingen roll hur många häftiga funktioner plattformen har.

Den digitala arbetsplatsen har vuxit fram ur ett traditionellt intranät (eller snarare, den har flutit samman med ett traditionellt intranät) varför det är intressant att försöka förstå dem tillsammans. Intranätet är den traditionella megafonen där någon i ledningen vill få ut information till alla anställda. Trots denna ensidighet och trots de vinster som finns att hämta i ömsesidigt engagemang är det fortfarande ryggraden i många lösningar.

evolution

Figur 2: Utvecklingen av den digitala arbetsplatsen

För de som inför en modern digital arbetsplats som bygger på delaktighet och engagemang finns alltså stora möjligheter. Den som använder hela dess potential och ställer höga krav på slutanvändarupplevelsen kommer ha en stor fördel på marknaden eftersom man använder sina resurser mer effektivt.

En sista bild visar förhållandet mellan det traditionella intranätet och den digitala arbetsplatsen. För att det ska fungera behöver applikationer från er LOB inkluderas i vår digitala arbetsplats.

den-digitala-arbetsplatsen

Figur 3: Den digitala arbetsplatsens olika entiteter

Fokus när man bygger en komplex digital arbetsplats måste vara på att uppmuntra beteenden som ger konkreta effekter på produktivitet och leveranser och i förlängningen på verksamhetens lönsamhet. Våra lösningar utgår alltid från önskade beteenden. Vi är skickliga på att skapa lösningar som uppmuntrar medarbetarna till att bidra, samarbeta, dela, lära och som ger dem tillgång till den information de behöver för att göra detta. På så sätt får verksamheten att får ut mer av sin mest värdefulla resurs — medarbetarna.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *