Nya kontor är som gamla (fast tvärtom)

by

Hur ser ett modernt kontor ut? Titta på dagens studenter! De använder sina nätverk och växlar mellan eget fokus och samarbete som om det var den enklaste sak i världen. Och det kanske det är? Om förutsättningarna är rätt. Men hur blir de det?

Moderna arbetsplatser är anpassade efter funktion och aktivitet, inte efter individer. En medarbetare frågar sig inte längre vilken permanent plats som fungerar bäst för de arbetsuppgifter hen oftast har, och därmed sämre för de uppgifter hen har ibland, utan bara: Vad ska jag göra idag? Aktiviteten avgör platsen. På det optimala aktivitetsbaserade kontoret behöver man inte kompromissa.

Vi ser att användningen av IT tillsammans med plats kan snabba på positiva förändringar och göra det lättare att etablera nya, mer produktiva arbetssätt i organisationen: Mer samarbete, delning, mer möjligheter att bidra och lära sig. Projekt kan drivas parallellt i ett ömsesidigt, kreativt givande och tagande.

För att den digitala arbetsplatsen ska fungera perfekt måste den kombineras med en anpassad fysisk arbetsplats.

Aktivitetsbaserade kontor gör att digitala möten och samarbete med hjälp av digitala plattformar fungerar bättre. De ger medarbetare möjligheter genom flexibla arbetsplatser och flexibla arbetsytor. Samtidigt erbjuder de perfekta utrymmen för individuellt fokuserat arbete genom avgränsade och/eller tysta ytor.

Som vanligt är det helt avgörande att medarbetarna är med på tåget. För att lyckas med aktivitetsbaserade kontor måste vi som medarbetare få en chans att förändra våra arbetssätt och se poängen med att ändra lokalerna. Det är vi som producerar, därför måste vi känna att lokalerna fungerar för oss.

Idag förändras allt fler kontor och traditionella ytor ersätts med aktivitetsbaserade lösningar. De som ännu inte har kommit dit har oftast en plan för hur de ska införa det. Som ni ser nedan finns det behov av många olika typer av ytor för att alla ska hitta någonstans att vara, oavsett hur de arbetar för tillfället.

Det viktigaste är att medarbetare väljer arbetsplats efter behov. Vi sitter alltså inte kvar på samma plats utan byter arbetsplats beroende på vilka arbetsuppgifter vi har för tillfället. Det kan tyckas självklart – när mötet är överlämnar man konferensrummet, man sitter inte kvar där allihop och pratar i telefon. Men med en välfungerande aktivitetsbaserad arbetsplats finns den perfekta platsen för varje aktivitet, så att medarbetarna inte stör varandra och samtidigt har tillgång till den input och de kollegor de behöver.

Bra programvara kan hjälpa. Flowscape mäter nyttjandegrad, rörelse, beläggning etcetera – information som man sedan använder för att förbättra arbetsplatsen. Det minskar dessutom risken för att det blir rörigt genom att svara på frågor som “Var är min kollega?”, “Vilka rum är lediga just nu?” eller “Var kan alla vi sitta för jobba tillsammans?”.

Lycka till med ert införande av er moderna arbetsplats! Det är inte ett enkelt projekt om både teknik, människa och plats ska komma med på resan, men vinsten för den som lyckas är stor!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *