Invänjningsstegen

Förändring är ett mytomspunnet begrepp och är ofta svårt. Ett tips för alla som vill förändra är dock att destillera ut enkla modeller. Förklaringar till hur förändringen ska ske som är logiska och som alla kan förstå. En del av svårigheterna med förändring är en rädsla för vad som ska komma bland de inblandade; då är det viktigt med modeller som alla kan förstå.

Den här modellen förklarar det som händer med produktiviteten hos varje enskild medarbetare i samband med att nyheter införs. Varje medarbetare passerar varje fas och målsättningen bör alltid vara att korta ner tiden från start till mål eftersom värdet kommer först i slutet och frustrationen bland medarbetarna är störst i början. Lite kort om de olika faserna.

change-management-produktivitet

Känna

När en ny lösning precis är lanserad finns det en nyfikenhet bland många medarbetare. Fånga den nyfikenheten och låt dem använda den nya lösningen och laborera fritt med den. Var generösa med att tillåta fel och skapa en inspirerande miljö. I den här första fasen är det viktigt med en förlåtande och tillåtande kultur.

Ifall man inför Skype for Business (SfB) innebär den första fasen att medarbetarna får chans att testa sig fram och känna på programvaran utan att det är några skarpa möten. Det handlar om att klicka på alla länkarna för att se vad som händer.

Öva

Andra fasen, Öva, är viktig att försöka korta ner i tid. Öva-fasen är kritisk eftersom den kan upplevas som frustrerande och produktiviteten sänks under den period som användarna inte riktigt har grepp om den nya lösningen. Stimulera med goda exempel, var uppmärksam på olika behov, utbilda, visa och skapa en bra stämning kring förändringen. Det är viktigt att alla har nära till hjälp och stöttning genom denna fasen.

I exemplet med SfB är denna fasen när möten börjar genomföras över Skype. Var beredda på att varje möte kommer ha lite uppstartstid, alla kommer inte förstå hur de bäst ska anpassa ljudet i “puckar”, mikrofoner behöver justeras och headset behöver eventuellt köpas in.

Under den här fasen finns det alltid en risk att ni tappar en del medarbetare om ni inte skapar ett bra stöd. Det finns en risk att förändringen inte sker och medarbetarna avstår från att konsumera den nya lösningen även ifall den skulle vara värdefull för medarbetarna.

Behärska

När medarbetarna fått upp en trygghet börjar de behärska den nya lösningen och spår av förändringen börjar ses. Det är dock fortfarande viktigt att utmana medarbetarna och introducera nya funktioner som kan vara värdefulla för användarna. Ofta finns det nu ett bra driv i förändringen och allt fler början anamma nya arbetssätt.

Om vi fortsätter med SfB innebär detta att vi nu har kommit fram till läget när många möten sker med Skype och en del kanske har börjat använda det mobila gränssnittet. Men det är fortfarande mest möten som görs med geografiska barriärer som använder Skype som plattform. Medarbetarna har också kommit igång med chattar och konversationer för att växla information och frågor.

Bemästra

I sista fasen har förändringen skett och det börjar bli ett allt större värde med den nya läsningen. I princip alla medarbetare är med på förändringen och det finns många användare som visar vägen och driver förändringen bland sina kollegor. I samband med att användarna bemästrar lösningen börjar arbetssätt, som tidigare vara omöjliga eller väldigt svåra att genomföra, att användas i verksamheten.

Med SfB som exempel är vi nu i fasen där allt fler möten per automatik får en länk eftersom det i förväg inte är bestämt om mötet görs på Skype eller på plats. Funktioner för inspelning används allt mer. Platsen kanske är rustad med teknik som automatiskt startar mötet över Skype när dörren öppnas.

Några sista råd på vägen

Var kommunikativa i förändringsarbetet. Berätta gärna för alla medarbetare varför förändringen görs och vilka värden ni vill få ut av förändringen.

Och tänk på att förändring är som att koka gröt. Med låg energi kan ni se små förändringar på ytan men med hög energi uppstår stora eruptioner. För båda gäller dock att så fort ni tar bort energin går gröten tillbaka till sin tidigare trötta gråa yta.