Dela

Att dela information internt i organisationen är ett fundament för det moderna företaget. Allt fler företag lämnar den förlegade synen om att all information måste skyddas; även internt. Vissa större svenska bolag har tidigare jobbat med devisen att det är okej att informera en kollega om något först när man försäkrat sig om att kollegan verkligen behöver informationen för att kunna genomföra sitt arbete. Det lägger en hel del press på den som har informationen.

Denna förlegade hållning har luckrats upp senaste åren och numer omgärdas endast viss information av starka begränsningar. Det kan vara integritetskänslig information, kundinformation eller till exempel information som ligger bakom olika typer av patentansökningar.

Hur som helst, det finns stora värden som kan skapas genom att ha en generös syn på kunskapsdelning internt. Office 365 innehåller en komponent som heter Delve och som matchar delade dokument med potentiella läsare. Det finns alltså numer en alldeles perfekt anledning att dela med sig av alla sina dokument som kan hitta läsare inom den digitala arbetsplatsen.

Delning är generellt en process där användaren känner till vilka mottagare den vill dela informationen med. Det finns flera olika sätt att dela information inom den digitala arbetsplatsen och framför allt Office 365 låter er göra det på flera olika sätt. Följande är kanske de mer vanliga:

  1. OneDrive: Ni kan dela ett dokument direkt från er OneDrive. Markera dokumentet och välj dela i menyn. Eller sök upp dokumentet i din dator och välj Dela ur menyn som kommer upp när du högerklickar.
  2. Outlook: Mejla personen du vill dela dokumentet med och välj att bifoga en bilaga. På moderna versioner av Outlook blir det nu en delning istället för att ni skickar iväg en bilaga. Det visas genom att det är en molnbild på bilagan.
  3. Office: Bjud in deltagare direkt i Officeprogrammen genom att välja Dela uppe till höger. Efter det kan ni skapa tillsammans.

Notera att alla de beskrivna sätten ger samma slutresultat för användaren. Den som du väljer att dela dokumentet med får de rättigheter du tilldelar den. Om du bjuder in till att samskapa i Office ger du möjlighet till redigering. När du kommit igång med delning lär du dig snart hitta vilket sätt som passar dina behov just nu relativt snabbt.