Informera

En viktig möjlighet ni skapar när ni etablerar en digital arbetsplats i Office 365 är att användarna kan få del av information men också att informera andra. Det finns flera olika kanaler ni kan använda er av för att information ska kunna flöda i nätverket.

Det första ni bör försäkra er om är att det finns en bra nyhetsfunktion. Den kan vara segmenterad så att ni i SharePoint kan skapa nyheter och artiklar för hela företaget eller för delar av företaget. Genom en bra informationsarkitektur kan användarna själva prenumerera på de artiklar som de är mest intresserade av.

Den övergripande nyhetspubliceringen bör vara anpassad för en kommunikationsavdelnings behov med till exempel möjlighet till avancerad statistik, planering, flera språk etc. För alla anställda bör det finnas en funktion där alla medarbetare kan skriva artiklar till olika målgrupper.

Med den uppdaterade bloggen kan alla medarbetare dessutom skriva bra bloggposter som de publicerar till alla på bolaget. Där får de en egen kanvas och medarbetare kan prenumerera på varandra.

Rörlig bild

I Office 365 finns det också en videokanal som kan användas för att publicera nyheter genom rörlig bild till alla medarbetare eller vissa målgrupper.

Planera men våga testa

Ha ett tydligt mål med er rörliga bild internt i företaget. Välj typiska områden som rörlig bild passar bra till. Ha gärna konkreta mål formulerade innan ni börjar. Tänk på att försäkra er om att ni har tillräckligt bra inspelningsteknik så det upplevs professionellt.

Välj en bakgrundsmiljö som representerar det ni vill kommunicera och ert varumärke. Bild är effektivt när det gäller att förstärka budskap. Försök att undvika bakgrundsljud.

Planera vad ni ska säga

Använd gärna manus när ni spelar in. Ni har endast ett par minuters uppmärksamhet så det är viktigt att ni bestämmer er på förväg för vad ni vill säga. För att förstärka budskapet kan ni kombinera videoklipp med olika presentationer eller grafer. Ha gärna få ämnen i varje film och spela hellre in flera korta filmer om ni vill ha mer sagt.

Vara personliga

Använd gärna möjligheten att kommunicera personligt eftersom det är möjligt med video. En bra film skapar samhörighet, känslor och befäster varumärket hos tittarna. Se till att skapa så stort mervärde som möjligt.

Hitta information

Skapa bra möjligheter till att hitta information på er digitala arbetsplats. Använd gärna felra olika sätt för att låta användarna ta del av relevant information.

Se till så det finns en logisk struktur på den digitala arbetsplatsen så användarna enkelt kan navigera sig fram till rätt plats. Genom en bra förvaltningsprocess kan ni också säkra att all information är uppdaterad och har en ägare. Använd gärna regler som gör att information löpande måste uppdateras eller kontrolleras.

Office 365 har en rik sökmotor direkt från början men för att destillera ut relevanta sökresultat behöver ni skapa en bra taxonomi och informationsarkitektur. Genom att hela tiden tilldela information en korrekt taxonomi blir också sökresultaten relevanta för slutanvändarna.

Med Delve har Microsoft tagit nästa steg och istället för att användarna ska söka information söker informationen efter användare som troligtvis är intresserade. Det innebär att användarna löpande får information om nya dokument och nyheter som bör intressera dem. Om ni inte har aktiverat Delve i ert Office 365 bör ni göra det omgående.