Kommunicera

Det är viktigt att kommunicera internt och att medarbetare ges möjlighet att få information serverad löpande. Här har ni några olika tips på hur ni kan använda er digitala arbetsplats för kommunikation.

Ha ett syfte

Varje dag får era medarbetare mängder av information skickade till sig genom olika kanaler. Mycket av information är överflödig eller i fel format så den försvinner i mängden. Ha därför alltid ett syfte med er kommunikation. Försök förstå hur kommunikationen kommer mottas samt vilka medarbetare som kan dra nytta av den.

Information kan ges i form av nyheter på intranätet men använd gärna flera informationskanaler beroende på vad ni vill kommunicera. Det kan till exempel vara genom bloggar eller sociala medier som används för olika typer av information.

Efterhand kommer den digitala lösningen bli rik på information. Därför ska ni redan från början säkra att informationen går att söka fram eller visa genom till exempel Delve.

Använd rätt kanal

Välj alltid rätt kanal för varje enskilt meddelande. Olika kanaler som blogg, Yammer och nyheter ger alla olika fördelar och nackdelar. Det handlar om vilken typ av vikt ni vill ge informationen samt vilken interaktion ni vill ge mottagarna. Jobba långsiktigt med olika kanaler så användarna naturligt vet var de ska vända sig för att få rätt information.

Var alltid uppdaterade

Var alltid noga med informationen på den digitala arbetsplatsen. Använd olika metoder för att säkra att det alltid är korrekt information som ligger ute på intranätet, projektsidor etc. Fundera redan från början ut en strategi kring hur ni ska förvalta lösningen samt hur ni ska fördela informationsansvaret. Det är lätt gjort att ni lägger ut för mycekt information i början som ni sedan inte mäktar med att underhålla.

Engagera medarbetarna

Traditionell kommunikation sätter budskapet i centrum och resonerar kring vilka som behöver den informationen i sin yrkesroll. Men utveckla er kommunikation och engagera era medarbetare. Sätt en individ i centrum och fundera kring vilken information hen har som andra kan ha glädje av samt vilken information hen behöver för att bli framgångsrik.

Genom att erbjuda medarbetarna flera olika kanaler för kommunikation kan de också vara med och kommentera, gilla och själva dela med sig av värdefulla insikter och nyheter.

Upprepa gärna formatet

Utvärdera löpande hur framgångsrika ni är i er kommunikation och fortsätt använd de metoder och kanaler som ger önskade effekter. De kanaler som kan förbättras gör ni löpande omtag på; vissa ändrar ni helt medan andra bara utvecklas. Följ med i omvärlden för att försäkra er om att ni även får del av nyheter inom till exempel Office 365. På intranätet kan ni t ex aktivera olika analysprogram såsom Google Analytics för att se hur informationen flödar och nyttjas i er organisation. Delve analytics är ett utmärkt redskap för mer ostrukturerad information.