Mejla

Att mejla är inte att leva. När jag var tonåring lyssnade jag på en präst på en av skolans morgonsamlingar. Vi hade 10 minuter i aulan ett par morgnar i veckan. Hen började varje dag med att läsa dödsannonserna i lokaltidningen för att vara säker på att hen inte var död. Med dagens tekniska hjälpmedel behöver vi inte slå upp tidningen, det räcker med ett halvvaket öga för att kontrollera att mejlikonen lyser på mobilen, det har precis samma träffsäkerhet som dödsannonserna.

Mejl har varit använts av en bredare publik sedan mitten av 90-talet och har bitit sig fast som ett av våra vanligaste arbetssätt. Och trots att vi fått allt fler möjligheter att kommunicera har de bara lagts ovanpå redan befintliga och mängden mejl affärsmejl fortsätter ständigt växa. Från 100 miljarder mejl om dagen 2013 estimerar The Radicati Group att mängden kommer öka till fler än 132 miljarder mejl om dagen 2017 (skickade/mottagna). Föreställ er en värld där alla dessa mejl istället landade som vanliga brev.

Antalet mejl ökar eftersom det är ett bra för asynkron kommunikation. Ifall alla mejl ersattes med telefonsamtal skulle det troligtvis innebära en ännu större belastning.

Globalt ser vi alltså miljarder mejl varje dag men vad innebär det för ett enskilt företag. Volvo group (lastvagnar) gjorde en analys av sin mejl 2016 och kom fram till följande siffror:

  • 80 000 medarbetare använder mejl
  • 40 – 50 miljoner mejl skickas varje månad
  • 20 – 25 mejl per användare och dag
  • Mejlen tar 1 – 2 timmar per i snitt att hantera varje dag

Räknar vi på 1,25 timmar innebär detta att Volvo lägger 100 000 timmar varje dag för mejlhantering; det är motsvarande 12 500 heltidsanställda.

Hur kan vi använda mejlen smart?

  • Använd din och andra tid på bästa sätt
  • Skriv tydlig information i ämnesfältet, det underlättar för sök och prioritering.
  • Försök att hålla dig till ett ämne per mejl. Var kortfattad och precis.
  • Skicka bara mejl till dem som behöver informationen.
  • Använd en hövlig och korrekt ton, skriv inte mejl när du är arg.
  • Var försiktig med att använda funktionen ”Reply to all”.
  • Dela istället för att bifoga

Skriv ett bra innehåll

Använd ämnesraden i e-postmeddelanden aktivt; skriv ett ämne som fångar läsarnas uppmärksamhet och informerar dem om din fråga, ditt problem eller dina nyheter. Var exakt och precis. Lämna aldrig ämnesraden tom. Du kan även i ämnesraden lägga till FYI (för din information) eller Act req (det finns något som behöver göras) för att ge mottagaren den informationen redan i ämnesraden.

Kom till saken snabbt och framför ditt ärende tydligt, redan i meddelandets första stycke.
Du bör informera mottagaren om dina förväntningar.

Begränsa e-postmeddelandets längd (250 ord är ett långt meddelande). Använd korta meningar (20 ord är en lång mening). Använd stycken för att tydligt separera olika aktiviteter enligt tankesättet ”Ett stycke, en tanke”.

Var noggrann med stavning och layout. Kontrollera stavning och andra skrivfel. Personer som du inte känner väl kan dra felaktiga slutsatser om din person på grund av dina e-postmeddelanden.

Använd punktlistor för att förtydliga saker som förslag, åtgärder, anspråk och risker.

När du skriver arbetsmejl behöver du beakta vilken kultur ni har internt kring e-post samt vilka regler som finns kring t ex konfidentiella mejl.

Skicka och besvara meddelanden

Var noga med att skriva mottagarnas namn i rätt fält. Tänk på att avgöra om du ska svara alla eller bara avsändaren. Inkludera bara de som berörs av mejlet när du skickar.

Använd Out of Office (Frånvarande) när du vet att du inte kommer att kunna besvara mottagna e-postmeddelanden. Du kommer ha betydligt färre brådskande ärenden när du kommer tillbaka och du möter dina avsändare med respekt när de inte behöver söka dig flera gånger i samma ärende.

Använda signaturer

Du bör alltid lägga till en signatur till dina e-postmeddelanden. Signaturen kan ge dina mottagare viktig information om dig, till exempel ditt telefonnummer, din arbetsplats, tjänst.

Använd bilagor smart

Det finns ofta begränsningar i hur stora e-postbilagor en mottagare får ta emot. Det är dessutom oftast så att du egentligen vill dela en fil för att ni båda ska kunna uppdatera den. Använd därför möjligheten att i Office 365 dela filen direkt i e-postmeddelandet istället för att bifoga den.

Konvertera dina dokument till PDF-format om du inte förväntar dig att någon ska göra ändringar i innehållet. Filstorleken minskar ofta om du konverterar stora dokument till PDF-format. Skicka gärna en PDF-version av din fil i stället för själva filen om detta är möjligt. Obs! I vissa fall kan en PDF-version av en fil bli större än originalfilen. Kontrollera därför filstorleken innan du skickar en fil.

Tänk på att även mötesinbjudningar skickas i form av e-postmeddelanden. Om du bifogar filer till dina inbjudningar tar även dessa upp mycket plats i din e-postlåda. Du bör därför använda dig av samma regler för dina inbjudningar som för dina e-postmeddelanden.