Om den digitala arbetsplatsen

Termen den digitala arbetsplatsen är drygt 20 år gammal och den äldsta kända källan är från boken “The digital workplace: Designing groupware platforms” av Charles Grantham och Larry Nichols som publicerades 1993. På den tiden var digitalisering nytt och många företag och organisationer var på väg att lansera sin första lösning för e-post. Inom kort kommer det digitaliseringen vara en lika självklar del av företagets utveckling som elektriciteten är.

Jag gör ett djärvt försök att definiera den digitala arbetsplatsen:

“Det är den samlade digitala plattformen för ett företags verksamhet samt alla tillhörande tjänster och verktyg. Den syftar oftast till att öka medarbetarnas engagemang, produktivitet, leveranser och kvalitet. Det är verktyg och tjänster de flesta använder dagligen i sitt arbete.”

För många innebär det i princip de produkter som finns inom Office 365. Det inkluderar Intranätet, Office, Outlook, Skype, Yammer, Delve, OneDrive, Planner etc men också våra CRM, Agda, Macronomy etc. I korthet kan man beskriva den samlade digitala arbetsplatsen i Office 365 med vår populära översiktsbild.

Den digitala arbetsplatsen är, som ni ser, rik på verktyg och funktioner. Men det är inte mest möjligheter som skapar produktivitet eller nöjda slutanvändare. Det drivs snarare av enkelhet och ett juste införande. Först när alla medarbetare har förståelse för vilka förväntningar de kan ha på den digitala arbetsplatsen finns möjlighet att få ut högsta möjliga potential.

Den digitala arbetsplatsen har vuxit fram ur ett traditionellt intranät (eller snarare, den har flutit samman med ett traditionellt intranät) varför det är intressant att förstå dem tillsammans. Intranätet är den traditionella megafonen där någon i ledningen vill kunna få ut information till alla anställda. Detta är fortfarande ryggraden i många lösningar trots att de inte ger medarbetare ett större mervärde i sin vardag.

Det finns alltså stora möjligheter med dagens digitala arbetsplats och de som skapar en arbetsplats som realiserar alla möjligheterna med höga krav på slutanvändarupplevelsen kommer ha en väldigt bra möjlighet på marknaden.

En sista bild för att beskriva hur det hänger ihop visar sambandet mellan det traditionella intranätet samt den digitala arbetsplatsen. För att det ska fungera behöver applikationer från er LOB inkluderas i vår digitala arbetsplats.

Fokus på ett införande av en komplex digital arbetsplats måste vara på att driva beteenden som skapar utväxling i den digitala arbetsplatsen. Vi siktar alltid på att skapa en lösning som bygger på önskade beteenden. I korthet innebär det att vi är skickliga på samarbete, bidra, dela, lära och tillgång till information.

Många företag och organisationer har idag identifierat värdet med att medarbetare samarbetar mer och delar mer information. Många företag försöker redan idag införa till exempel aktivitetsbaserade arbetsplatser och Microsoft har haft fler än 60 000 besökare på sina öppna rundvandringar kring DNA (Det nya arbetslivet). Men vilka delar är det som varit extra viktiga när vi designar moderna arbetsplatser oavsett om det är digitalt eller analogt?

Som Henrik Byström uttryckte det på LinkedIn:

“it’s about IT, people & processes and the workspace”

Det handlar om att rusta medarbetare med funktioner och teknik som möjliggör moderna arbetssätt kring mobilitet och samarbete. Det handlar också om att göra organisationen redo för att kunna rekrytera och behålla talanger. Detta görs genom olika förändringsprogram där medarbetare skolas in i nya sätt att arbeta och tänka.

Förutom att det handlar om människan och tekniken spelar även platsen en avgörande roll för hur väl den digitala arbetsplatsen kommer fungera. Genom att rusta platsen med rätt teknik stöttas medarbetarna till att nyttja tekniken fullt ut. Exempel på detta kan vara sensorer som känner av beläggning i rum, pekskärmar till alla anställda, likvärdig utrustning vid alla arbetsytor etc.

Allra mest värde av den digitala arbetsplatsen får de som använder sig av aktivitetsbaserade arbetsplatser där kontorsrummet är anpassat efter flera olika behov. Det finns, förutom vanliga arbetsplatser, tysta områden, fokusytor, samarbetsytor, telefonrum, workshoprum etc.

För att få den moderna arbetsplatsen att fungera fullt ut är det bra ifall alla möten inkluderar en möjlighet att delta på distans. Det moderna arbetslivet innebär att allt fler jobbar i team och globala företag organiseras allt mindre efter plats varför det på förhand inte kan vara givet att alla deltagare har möjlighet att finnas på samma plats.

Säkra också att det tas relevanta anteckningar så alla kan läsa ikapp efter mötet samt att ni kan gå tillbaka till anteckningarna för att återkoppla mellan mötena. Förutom att moderna arbetssätt innebär att man arbetar från olika platser blir det också allt vanligare att arbete sker på olika tider eller olika tidszoner. Vi behöver alltså frigöra information och möten från både plats och tid.

Eftersom allt fler jobbar tillsammans med andra för att genomföra arbetsuppgifter är det viktigt att vi ger dem möjlighet att skapa tillsammans i realtid. Samarbetsplatser och webbaserade kontorsprogram är bra hjälpmedel för de som vill producera ihop. Möjligheten att skapa och dela information måste också sträcka sig utanför företaget och inkludera nätverk, kunder, leverantörer etc för att skapa bra produktivitet med hög kvalitet och transparens.