Men vad är då produktivitet?

Produktivitet är enkelt uttryckt det samlade värdet producerat delat med resurser som användes för det. Resurser är oftast i form av tid och pengar. Med den digitala arbetsplatsen ökar vi produktiviteten genom att färre gör mer på kortare tid till lägre kostnad.

Syftet från Microsoft med Office 365 är att rusta varje individ och organisation globalt med digitala verktyg för att åstadkomma mer och därigenom bli mer produktiva:

“The purpose with a digital workplace is to empower every individual and organization on the planet to achieve more through using technology and hence be more productive.”

Den digitala arbetsplatsen stöttar medarbetare när det kommer till att göra mer av de arbetsuppgifter de har framför sig varje dag. Fokus ligger oftast på uppgifter som är generiska i sin natur och används av de flesta företag såsom möten, kommunikation, information, lärande, samarbete etc.

När vi pratar om produktivitet har vi ofta olika typer av anslag där de vanligaste är den personliga produktiviteten, företagets produktivitet samt verktygens produktivitet.

Personlig produktivitet

Den personliga produktiviteten är viktig för företag och organisationer. Det är också den som är svårast att förändra och likrikta. De allra flesta upplever att de idag gör väsentligt mer än för 25 år sedan men värdet på det de gör har bara ökat marginellt. Det beror främst på att alla gör mer så värdet minskar i konkurrens med andra låglöneländer men också på att det är svårt för att att jobba mot samma mål; många gör helt enkelt saker som ökar den personliga produktiviteten men inte företagets produktivitet. Det blir ingen utväxling på insatt tid.

Sony genomförde ett projekt som ökade den personliga produktiviteten genom att deras chefer förväntade sig mindre av sina medarbetare. I princip gick det ut på att skapa en mer engagerad och fokuserad arbetsstyrka som producerade mer i linje med Sonys behov.

Hur kan vi göra mer?

Hur skulle alla kunna göra mer på samma tid? För att svara på den frågan måste vi förstå grunderna i hur alla kan producera på gränsen till sin egen kapacitet. Låt oss därför titta på några av de områdena där den digitala arbetsplatsen kommer öka er produktivitet.

För att förbättra produktiviteten och öka kvaliteten i den externa kommunikationen måste anställda börja samarbeta över olika avdelningar internt. Vi behöver börja bortse från titlar, funktioner och platser. Sociala nätverk har börjat brygga över tidigare etablerade barriärer och större globala företag som till exempel IBM, Ford och Avery har redan börjat notera förbättrade samarbete sedan de införa digitala communities som alla anställda når oberoende av tid och plats. På dessa communities kan information och kunskap delas med alla anställda.

I den bästa av världar skulle alla medarbetare kunna bidra med idéer och arbetssätt för att bäst genomföra den strategi och riktning som företagsledningen pekat ut. Men detta händer nästan aldrig och ett veckomöte eller veckobrev löser inte problemet. Det behövs helt enkelt smartare arbetssätt för att säkra att vi tar hand om idéer och kreativitet. IBM har sedan 200 kört sina företagsövergripande ”Innovation jams” där alla anställda kan bidra med nya idéer. Sam Palmisano, VD på IBM, kommenterade det såhär:

“Collaborative innovation models require you to trust the creativity and intelligence of your employees, your clients, and other members of your network”

Modernare och vanligare är dock att vi gör detta I sociala nätverk för hela företaget. År 2013 hade 208 miljoner medarbetare tillgång till sådana nätverk men det kommer troligtvis öka till 535 miljoner redan år 2018.

Vad driver då tillväxten detta?

Eftersom nätverk är bade öppna och transparenta i sin natur hjälper de till att minska gapet internt och ger anställda en delad upplevelse. Detta accelererar innovation, problemlösning och lärande. Medarbetare blir mer produktiva och information flödar snabbare och blir allt mer träffsäker när den flödar i informella nätverk snarare än i hierarkier.

Denna förändring i kommunikationsverktygen utmanar traditionella organisationsmodeller i sin grundstruktur. Vilade organisationen tidigare på kontrollerade informationsflöden behöver de förstå att med sociala nätverk blir informationen mer öppen och tillgänglig vilket innebär att allt fler beslut kommer fattas direkt i organisationens utkanter.

Det är också genom nätverk vi organiserar oss och det är i våra egna nätverk vi hittar resurser som vi kan samarbeta med och skapa värde. Nätverken växer och blir globala, precis som arbetsmarknaden. Upp till 40% av den totala arbetsmarknaden i USA kommer 2020 bestå av medarbetare som endast är löst knutna till företaget.

Detta innebär att samarbete blir allt viktigare. Tidigare fokuserades det på verktyg för personlig produktivitet medan det idag allt mer satsas på verktyg för att skapa produktivitet i grupper som samarbetar. Det växer fram en helt ny arbetsmarknad och moderna företag tar allt större marknadsandelar.

Av de 500 största företagen 1955 (Fortune 500) jämfört med 2015 är det bara 61 företag som finns med på båda listorna. 89% har försvunnit från listan! På den tiden överlevde företag 75 år på listan, nu överlever företag där endast 15 år.

De som idag går på gymnasiet är alla födda på 2000-talet. Det är första generationen som inte bara vuxit upp med internet utan även med en värld av mobiler. Om några år kommer de att göra entré på arbetsmarknaden och de är vana vid hög hastighet i digitaliseringen. Att stå still är inte ett alternativ för dem. De är skolade i sociala nätverk och det är där de hittar sina kontakter. Det definierar hur de kommunicerar och interagerar med sin omvärld.

Millenials har ett helt annat synsätt på samarbete och delning. De är öppna med sina idéer och kastar gärna ut dem öppet för att se vad som fungerar. De använder sitt nätverk för at iterera och föra processen framåt. Det står i stark kontrast till det förgångna där kunskap var makt, där kunskap ogärna delades.

Det är inte längre endast en fråga om att ge varje användare verktygen (som vi haft tillgång till senaste årtiondet) utan det handlar om att ge varje medarbetare kunskapen om hur de ska använda dem för att få ut största möjliga effekt.

För att lyckas måste vi uppfinna produktiviteten en gång till och vi måste omdefiniera hur vi ser på teknik. Det första vi behöver göra när det gäller produktivitet är att förstå hur samarbete och delning ökar produktiviteten. Vi behöver etablera verktyg som gynnar produktivitet genom social media och kommunikation.

Idag står ca 60% av alla skrivbord tomma. Medarbetare arbetar allt mer mobilt och i grupper. Vi behöver bygga våra kontor så de matchar de arbetssätt vi driver genom vår digitalisering. Kunskap delas när människor möts. Idéer växer i kreativa miljöer. Våra kontor ska inte längre ses som en kostnad utan som ett verktyg i hur vi formar våra arbetssätt.

Den moderna arbetsplatsen ska vara uppdelad för att stötta manga olika arbetssätt och processer. Man ska kunna jobba ostört och i team. Man ska kunna delta via Skype.

Modernt samarbete

Modernt innebär två saker I den här kontexten. Först, det innebär att det sker i molnet. Det ger oss möjligheter till samarbete som sker i realtid, när som helst, var som helst samt kollektivt. Modernt innebär också en direkt tillgång till teknik som stöttar olika arbetssätt. Mobila enheter tillsammans med molnbaserade verktyg ger oss möjligheten att gå från personlig produktivitet till gemensam produktivitet.

Explosionen av data och enheter förändrar vårt sätt att leva. Fundera bara på de här siffrorna:

  • 3 miljarder människor är uppkopplade mot internet
  • År 2020 kommer 212 miljarder enheter vara uppkopplade mot internet
  • 90% av all världens data är skapade de senaste två åren

Vi lever i den här världen där det finns en kakafoni av data. För att den ska bli förståelig behöver vi lägga en mänsklig hand på den.